بسیاری از افراد به اشتباه تصور می‌کنند که مدیریت دانش، صرفا به اشتراک‌گذاری مستندات از طریق سامانه‌های اینترنتی و اینترانتی سازمان است. مدیریت دانش در واقع از این تصورات فراتر رفته و می‌تواند راه‌حل‌های مختلفی را برای فرایندهای سازمانی شما، به همراه داشته باشد.
یکی از کاربردهای راهبردی مدیریت دانش، تسهیل در فرایندهای مدیریت منابع انسانی است. مدیریت دانش در فرایند استخدام و کارمندیابی، عجین‌سازی، نیازسنجی دقیق، آموزش و نگه‌داشت پرسنل، جانشین پروری، توسعه و غنی‌سازی شغل و… نقش تعیین کننده و بسزایی را بر عهده دارد.
عجین‌سازی پرسنل جدید
عجین‌سازی (Onboarding) فرایندی است که طی آن پرسنل جدید، دانش، مهارت و رفتارهای لازم برای انجام فعالیت در یک مجموعه را کسب می‌کنند. این موضوع ممکن است همراه با درک و احساس بخشی از فرهنگ سازمانی بوده و با کارهای ساده‌ای نظیر اختصاص سیستم، تعریف نام کاربری و گذرواژه‌های لازم در سامانه‌های مختلف سازمان، امضای فرم‌ها، جلسات آشنایی گروهی و فردی، مطالعه و توضیح چشم‌انداز، مأموریت و خطی مشی سازمان و… آغاز شود.
مدیریت دانش سازمانی، از طریق پایگاه دانش این امر را تسهیل نموده و به شما جهت آنچه می‌خواهید به کارمند خود منتقل کنید تا در اسرع وقت تبدیل به یک فرد کاملا مولد، شاد و با اعتماد به نفس برای سازمان شود، کمک می‌نماید.
مهمترین اقدامات جهت دستیابی به اهداف تعریف شده و تسریع در آن، عبارت است از :
تبیین نظام دانشی سازمانی
جهت تبیین این نظام، ایجاد دید کلان بصری (تجسم) از تمام فرآیندها، ارتباطات داخلی و نرم‌افزار‌های پشتیبانی در سازمان شما ضروری است. تمامی دانش، مهارت‌ها و تجربیات را جهت تحقق بخشیدن به نقش‌های موجود در سازمان از طریق این دید بصری یکپارچه نموده و نظام خود را ایجاد نمایید. مهم ترین نکته در مورد این نظام این است که توسط همکاران کارمند جدید، با استفاده از کلمات و ادبیات داخلی و نشان دادن واقعیت محیط کاری ایجاد شده باشد.
اگر می خواهید کارمند جدید خود را به طور موفقیت آمیز، عجین نمایید، به او اجازه دهید درخصوص الزامات شغل خود، مطالعه نماید. بدیهی است که منظور از مطالعه، مطالعه انبوهی از مستندات یا جستجوی بدون هدف و تصادفی در اینترانت سازمان نیست.
بستر دانشی (نظام دانشی قابل دسترس) که کارکنان جدید در خصوص آن باید تمرکز داشته باشند، شامل نکات زیر است:
- گام‌های عملی که نشان دهنده آنچه آنها، برای موفقیت و چگونگی انجام کار نیاز دارند.
- چگونه نقش خود را به دیگران متصل نموده و با همکاران خود و کارمندان سایر دپارتمان‌های داخلی و حتی خارج از سازمان، ارتباط برقرار نمایند.
- نمایش نحوه اداره کار خود را با استفاده از سیستم‌های پشتیبانی نرم‌افزاری، جایی که فایل‌های ذخیره و نگهداری شده و بتوان اطلاعات مهم را پیدا نمود.
- کارکنان باید هنگام انجام کار خود از کدام قوانین، مقررات و پروتکل‌ها آگاهی داشته باشند.
اتصال نظام دانشی به ماژول یادگیری الکترونیکی
انتقال دانش خود از طریق یادگیری الکترونیکی را تقویت نمایید. هنگامی که کارمند جدید شما فرصتی برای بررسی تمام دانش، مهارت‌ها و تجربه مورد نیاز برای نقش خود داشته است، وقت آن رسیده تا ببیند آیا او آماده است تا قسمت‌هایی از این نقش را شروع نماید.
از طریق آزمون‌های کوچک و با استفاده از یک ماژول یادگیری الکترونیکی، می‌توانید شروع به آزمایش نموده تا متوجه شوید که آیا سطح دانش واقعی کارمند جدید برای شروع کار به اندازه کافی خوب است یا به برخی راهنمایی‌های بیشتر در مورد موضوعات خاص نیاز است.
این موضوع به تنهایی و از نظر بهره‌وری آینده و آمادگی شغلی، برای شما مهم نیست، بلکه نکته مهم این است که خود کارمند جدید مطمئن شود توانایی انجام کار را دارد. به عنوان یک سازمان شما می‌توانید این نتایج را ذخیره کنید تا ثابت کنید که کارمندان جدید شما سازگار بوده و به عنوان مثال از قوانین و مقررات مهم مطلع هستند. البته این نیز برای کارکنان کنونی قابل کاربرد است تا سطح دانش خود را در یک ممیزی اثبات نمایند.
هنگامی که نتایج آزمایش به حداقل مورد نظر رسید، کارمند جدید شما آماده است تا شروع به کار نموده و می‌بایست اعتماد به نفس لازم را برای انجام نقشی که برایش استخدام شده است، داشته باشد. اگر معلوم شود بعضی از حوزه‌ها در زمینه انتقال دانش نیاز به بهبود دارند، اجازه دهید کارکنان جدید مجددا آنها را بررسی نموده و آزمون دیگری با تمرکز بر حوزه خاص و همراه با تکرار برخی از سوالات آزمون‌های قبلی برگزار شود.
پس از شروع به کار کارمند جدید، امکان دسترسی همیشگی به نظام دانش (همانطور برای کارکنان قبلی وجود دارد) جهت جستجوی اطلاعات، دانش و تجربیات عملی و کاهش نیاز به درخواست از همکاران مشغول خود را فراهم نمایید. این کار همچنین باعث افزایش بهره‌وری و ایجاد کارآمدی برای کارمندان خواهد شد. در نهایت نظام دانش و یادگیری الکترونیکی شما، کمک خواهد کرد تا برنامه عجین‌سازی خود را از طریق چشم‌انداز انتقال دانش تقویت نمایید.