هر سازمانی متناسب با ماهیت سازمانی خود، نیازها، منابع، ساختار و فرهنگی سازمانی خود؛ به یک برنامه مدیریت دانشی متمایز و اختصاصی نیاز دارد. یک نظام مدیریت دانش در شرکت‌های کوچک و متوسط، به طبع به دلیل گستره محدودتر اینگونه موسسات نسبت به دیگر سازمان‌ها و موسسات؛ مولفه‌ها، فعالیت‌ها و راهبردهای متفاوتی را نیز در بر خواهد داشت. این فعالیت‌ها و راهبردها متناسب با ماهیت و نیاز هر سازمان مشخص می‌شود.
علی‌رغم وجود تفاوت در مولفه‌ها و راهبردهای مدیریت دانش هر سازمان با سازمان‌های دیگر، برخی عناصر نیز به صورت مشترک در برنامه مدیریت دانش اینگونه سازمان‌ها وجود دارد. مطابق با نظرات متخصصان و پژوهشگران این حوزه، اصلی‌ترین عناصر پیاده‌سازی یک طرح مدیریت دانش در سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک و متوسط عبارت است از:
- تدوین استراتژی مدیریت دانش
- ایجاد مخزن اطلاعاتی
- فرهنگ‌سازی
- رهبری و کنترل
تدوین استراتژی مدیریت دانش
تدوین یک استراتژی جامع اطلاعاتی که هدف آن گردآوری و کسب اطلاعات، سازماندهی، ذخیره‌سازی و دسترس‌پذیری دارایی‌های دانشی سازمان است. یک موسسه مالی کوچک را در نظر بگیرید؛ متناسب با ماهیت موسسه فوق، این اطلاعات شامل سوابق مشتریان و سهامداران، سوابق و شرح اقدامات و فعالیت‌های تجاری و پروژه‌های سرمایه‌گذاری، روش‌های انجام هر یک از این فعالیت‌ها، عوامل موفقیت یا عدم موفقیت، نتایج اقدامات، دانش قابل استفاده هر فعالیت، اسناد مرتبط به هر فعالیت و… است.
ایجاد مخزن اطلاعاتی
ایجاد یک پایگاه برای ذخیره‌سازی اطلاعات و دانش سازمان اهمیت بالایی دارد. این پایگاه و مخزن اطلاعاتی متناسب با ماهیت هر سازمان می‌تواند شامل دو بخش اساسی باشد: “حافظه جمعی سازمان” و “پایگاه دانش”.
حافظه جمعی به عنوان یک مخزن برای اطلاعات مربوط به پروژه‌های گذشته عمل می‌کند. در مثال موسسه مالی، این اطلاعات شامل داده‌های مشتریان و سهامداران، برنامه پروژه‌های مالی و سرمایه‌گذاری‌های انجام شده، پیشنهادات و توصیفات، ارائه به مشتریان، نتایج کلی، نتایج مثبت و… است. از طرف دیگر پایگاه دانش شامل تمامی دانش و تجربه ایجاد شده در همه فعالیت‌ها است که می‌تواند در تصمیم‌گیری‌ها و پروژه‌های آتی مجددا مورد استفاده قرار گیرد. محتوای این پایگاه بیشتر شامل نقشه‌های فرآیندهای عمومی، مدل‌های اجرایی، روش‌ها، منابع دوره‌های آموزشی، الگوها، چک‌لیست‌ها، پرسشنامه‌ها و… می‌باشد. علاوه بر منابع اطلاعاتی تولید شده در سازمان، دانش و اطلاعات گردآوری شده از خارج سازمان نیز قرار می‌گیرد.
فرهنگ‌سازی
فرهنگ حمایتی دانش محور، یکی از ارکان اصلی مدیریت دانش در یک سازمان است. جلب اعتماد کارمندان و درک صحیح آنها از اهداف و رفتارهای مدیریت دانش، موجب ارتقای سطح اشتراک‌گذاری دانش خواهد شد. در این میان سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک و متوسط با توجه به تعدد کمتر پرسنل خود به راحتی می‌توانند با استفاده از تکنیک‌هایی همچون آموزش و سیستم پاداش و تشویق، این فرهنگ را در میان کارکنان خود نهادینه سازند. به این ترتیب کارکنان تشویق به یادگیری و توسعه ایده‌های جدید می‌شوند. علاوه بر این، با استفاده از رکن آموزش و فرهنگ‌سازی مدیریت دانش، می‌توان زمینه مناسبی را برای انتقال ایده‌ها و تجربیات در سازمان فراهم ساخت.
باید در نظر داشت که گستره نیروی انسانی کمتر در سازمان‌های کوچک و متوسط، این سازمان‌ها را به سازمان‌هایی بسیار انعطاف‌پذیر تبدیل کرده است. به همین دلیل استقرار فرهنگ و ساختار دانش‌محور در این سازمان‌ها، علی رغم اینکه نسبت به سایر موسسات بزرگتر دشواری کمتری دارد، بسیار نتیجه بخش بوده و موجب تقویت برنامه مدیریت دانش سازمان خواهد شد.
رهبری و کنترل
ایجاد یک تیم رهبری مدیریت دانش می‌تواند نتایج بسیار مطلوبی را برای سازمان به دنبال داشته باشد. نظارت و کنترل عملکردها می‌تواند موجب افزایش بهره‌وری مدیریت دانش شده و توسعه و بهبود هر کدام از فرایندهای آن را به دنبال داشته باشد. بررسی‌های منظم و سنجش مستمر فرایندهای مدیریت دانش توسط مدیریت بسیار حائز اهمیت است.